MIPER digital: cómo pasar la matriz de peligros y riesgos de la planilla a un sistema vivo

Digitalizar la MIPER significa llevar la matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos desde una planilla a registros estructurados, con catálogos controlados, cálculo automático de la magnitud del riesgo, controles con periodicidad y un panel que muestra dónde están los riesgos y qué cambió. La metodología sigue siendo la de la empresa. Lo que cambia es que la matriz deja de ser un archivo que alguien actualiza una vez al año y pasa a ser un dato que se consulta, se filtra y se mantiene al día.

Este artículo supone que usted ya conoce la MIPER. No explica qué es, sino cómo se implementa en un sistema, qué decisiones hay que tomar y qué conviene validar con el equipo de prevención antes de partir.

Lo que el DS 44 pide de la matriz

El artículo 7 del Decreto Supremo 44 (publicado en el Diario Oficial el 27 de julio de 2024, con vigencia diferida desde el 1 de febrero de 2025) establece, entre otras cosas, que:

• La entidad empleadora debe confeccionar la matriz para los procesos, tareas y puestos de trabajo, tenerla disponible en los lugares de trabajo e informarla a las personas trabajadoras, incluidos el Comité Paritario, el Delegado de Seguridad y Salud en el Trabajo y los dirigentes sindicales.
• La matriz contiene como mínimo la identificación de los peligros del puesto y la evaluación de los riesgos, que considera como mínimo la probabilidad de que ocurra un daño y puede usar métodos cuantitativos o cualitativos, siempre con una metodología validada y basada en criterios definidos por la autoridad.
• La evaluación considera las condiciones previsibles y a las personas especialmente sensibles a ellas.
• Debe revisarse al menos anualmente, o cuando cambien las condiciones de trabajo, ocurra un accidente, se diagnostique una enfermedad profesional o se genere una situación de riesgo grave e inminente.
• Cuando el riesgo evaluado es elevado, alto o grave, deben adoptarse medidas preventivas de control y de emergencia adicionales.

El artículo 8 agrega que el programa de trabajo preventivo se elabora o modifica a partir de la matriz, dentro de 30 días corridos desde que esta se confecciona o actualiza, con las medidas, los plazos y los responsables.

Dos de estas exigencias son las que más pesan al pasar a un sistema: la matriz se revisa cada vez que algo cambia, y de la matriz depende un programa con plazos. Una planilla aislada hace difícil sostener ambas cosas.

Por qué la planilla se queda corta

Una MIPER en Excel funciona mientras es una sola y la mantiene una sola persona. Los problemas aparecen con la escala:

• Una matriz por instalación, sin vista común. Responder "¿dónde tenemos riesgos de fatalidad hoy?" obliga a abrir cada archivo.
• Catálogos tipeados distinto. El mismo peligro queda escrito de tres maneras y no se puede agrupar.
• Fórmulas que se rompen al copiar y pegar. El cálculo de la magnitud del riesgo queda en celdas que cualquiera puede alterar sin que quede registro.
• Cambios sin trazabilidad. Cuando la matriz se revisa por un incidente o un cambio de proceso, no queda claro qué se modificó, quién y cuándo.
• Controles sin seguimiento. La matriz dice qué medida existe, pero no si se ejecuta con la periodicidad que la hace efectiva.

Nada de esto es un problema de la metodología. Es un problema del soporte.

Cómo se implementa en Tocheck

El orden importa. Se parte por entender la matriz, no por configurar pantallas.

1. Se parte de la matriz que la empresa ya usa. La metodología de evaluación la define y la valida la empresa, con su equipo de prevención, según la guía técnica del ISP o la metodología especial que corresponda. Tocheck no propone un método propio: digitaliza el que ya existe.

2. Se mapean campos y fuentes. Cada campo de la matriz se clasifica en cuatro grupos:

• Identificación organizacional y operativa: gerencia, subgerencia, unidad organizativa, proceso, actividad, puesto, tipo de tarea (rutinaria o no rutinaria) y personal propio o externo.
• Identificación del riesgo: peligros, incidentes potenciales, clasificación de seguridad o salud ocupacional, personas expuestas y personas especialmente sensibles.
• Evaluación: consecuencia, probabilidad, impacto diferenciado y magnitud del riesgo.
• Controles: jerarquía, descripción, cantidad, periodicidad, efectividad y riesgo residual.

Para cada campo se define de dónde viene y cómo se actualiza. Algunos los ingresa el equipo de prevención. Otros ya existen en módulos de la plataforma y se reutilizan para no registrar el mismo dato dos veces.

3. Se ordenan los catálogos. Peligros, incidentes potenciales y medidas de control pasan a listados desplegables. Así el mismo peligro se llama siempre igual y se puede contar, filtrar y comparar. Cuando el equipo agrega una medida nueva, esta queda disponible en el listado para las evaluaciones siguientes.

4. Se configuran las reglas de cálculo. Las tablas de probabilidad, consecuencia y magnitud de la empresa se parametrizan en el sistema. A partir de ellas el sistema calcula:

• la consecuencia y la probabilidad;
• la evaluación y la magnitud del riesgo, con tratamiento diferenciado para las personas especialmente sensibles;
• el registro de controles según la jerarquía (eliminar, sustituir, ingeniería, administrativos, elementos de protección personal) y su periodicidad;
• la efectividad de los controles y el riesgo residual.

El cálculo deja de depender de una fórmula en una celda. Es una regla del sistema, que se edita en la sección de configuración.

5. Se estructura por razón social e instalación. Cuando la empresa tiene varias sociedades, se configura una matriz base por sociedad, con sus procesos, riesgos y medidas, que se aplica de forma transversal a las instalaciones seleccionadas. Cada sociedad tiene su propio perfil de acceso, de modo que cada equipo ve y edita lo suyo. La versión exportable lleva el logo de la sociedad correspondiente, para presentarla o adjuntarla donde se necesite.

6. Se construye el panel. Con la matriz ya como dato, el panel permite consultar, filtrar y analizar cómo se distribuyen los riesgos, qué prioridades hay y qué controles existen. Los indicadores se acuerdan con el equipo de prevención durante la implementación.

Del dato en terreno a la matriz

La primera etapa digitaliza la matriz tal como existe. Lo que sigue, y que cada empresa evalúa por separado, es conectarla con lo que pasa en terreno: que los checklists, inspecciones y hallazgos que ya se registran alimenten los campos de la matriz en vez de volver a escribirse. Con varios clientes parametrizamos el riesgo asociado a cada dato capturado, de modo que quien revisa o decide ve el impacto potencial en el momento en que el dato se registra.

Esa conexión es lo que hace que la matriz deje de ser una foto anual y se acerque a lo que el artículo 7 pide: una matriz revisada cuando cambian las condiciones, no solo cada doce meses.

Lo que la tecnología no hace

• No define la metodología. La define y la valida la empresa, con su equipo de prevención y, si corresponde, con el organismo administrador del seguro.
• No reemplaza al experto en prevención. Calcula con las reglas que el experto validó; el criterio sigue siendo suyo.
• No convierte a la empresa en conforme por sí sola. Ordena y deja trazabilidad. Cumplir depende de cómo se use.

Seis preguntas antes de digitalizar su MIPER

1. ¿Qué metodología de evaluación usa hoy y quién la validó?
2. ¿Cuántas matrices existen (por instalación, por sociedad, por área) y cuánto difieren entre sí?
3. ¿Los catálogos de peligros, incidentes y medidas están normalizados o cada matriz los escribe a su manera?
4. ¿Qué campos de la matriz ya existen en otro sistema y no deberían volver a escribirse?
5. ¿Cómo se registra hoy qué cambió cuando la matriz se revisa y quién lo aprobó?
6. ¿Qué quiere ver el equipo en un panel: distribución por magnitud, controles por tipo, evaluaciones por proceso?

Si su matriz hoy vive en planillas y quiere ver cómo quedaría en Tocheck con sus propios catálogos, escríbanos desde Contacto. También puede ver cómo trabajamos la prevención de riesgos en Prevención de riesgos y SSO y cómo se construyen los indicadores en el Panel de Control.

Fuentes: Decreto Supremo 44 de 2023, Ministerio del Trabajo y Previsión Social, artículos 7 y 8 (publicado el 27 de julio de 2024, vigencia diferida desde el 1 de febrero de 2025), texto en la Biblioteca del Congreso Nacional, https://bcn.cl/3oe4l. Página del decreto en la Subsecretaría de Previsión Social, https://previsionsocial.gob.cl/ds44/.