Control de activos: un proceso de toda la organización, no de un área

El control de activos suele entenderse como una responsabilidad puntual, casi administrativa, radicada en un solo equipo. La experiencia de acompañar operaciones reales muestra otra cosa. El proceso que va desde la compra de un equipo hasta su baja recorre distintas áreas de la organización, y cada una aporta una mirada que las demás no tienen. Cuando esa mirada se gestiona en conjunto, el activo deja de ser un dato aislado y se convierte en información con valor para decidir.

Desde operaciones, el foco está puesto en el cuidado diario del equipo. Controlar el estado de los activos en cada local, e incentivar a que el personal los cuide, exige cruzar los costos de reparación con lo que ese equipo genera en venta. Sin ese cruce, cuidar un activo es una intención, no una práctica medible.

Desde calidad, el activo se observa a través de las auditorías. Asociar el cumplimiento de BPM por local y por equipo permite tomar decisiones de renovación con criterio, ya sea por mermas recurrentes o por incumplimientos sanitarios que un equipo antiguo o deteriorado puede estar generando sin que nadie lo note a tiempo.

Desde mantenimiento, el activo tiene una hoja de vida. Ahí se asocian los costos de cada reparación y la documentación necesaria para dar de baja un equipo cumpliendo lo que exige el dictamen del Servicio de Impuestos Internos sobre cómo debe declararse esa baja, junto con el presupuesto de renovación que corresponde.

Desde prevención, el activo es una fuente de riesgo que debe identificarse y medirse. Contar con indicadores por local y por equipo permite anticipar dónde un activo específico puede convertirse en un problema de seguridad antes de que ocurra un incidente.

Desde contabilidad y activos fijos, el control es total. Dónde está cada equipo, sus traslados, quién solicita un cambio, quién aprueba una baja, la documentación que debe quedar disponible ante la autoridad y la conexión de toda esa información con el ERP de la organización.

Cinco áreas, cinco preguntas distintas sobre el mismo activo. Esa es la razón por la que un sistema de control de activos no puede limitarse a ser un listado. Tiene que centralizar la ficha de cada equipo con su identificación, categoría, local, ubicación, responsable, condición, fotografías y documentación, y conservar ese historial durante las actualizaciones mensuales sin duplicidades, sobrescrituras ni pérdida de información.

Tiene también que trazar los movimientos entre locales, los cambios de responsable y los reetiquetados, con su fecha, sus participantes y su evidencia. Que permitir ejecutar auditorías físicas en terreno respaldadas con fotografías, ubicación y responsable. Y que gestionar el proceso de baja completo, desde la solicitud y su aprobación hasta el retiro o la disposición final, conservando las actas y certificados correspondientes.

A eso se suma relacionar cada activo con sus tickets, tareas, mantenciones, intervenciones, proveedores y costos, generar alertas por fechas, vencimientos, uso o condición del equipo, y disponer de paneles por local, zona, categoría, estado o responsable para decidir si corresponde mantener, reparar, trasladar, reponer o dar de baja cada activo.

Ninguna de estas necesidades pertenece a un área en particular. Pertenecen al ciclo de vida completo del activo, y ese ciclo solo se gestiona bien cuando la información fluye entre operaciones, calidad, mantenimiento, prevención y contabilidad sin quedar atrapada en planillas separadas. Las organizaciones que lo logran no tienen menos activos que administrar. Tienen, simplemente, una sola versión de la verdad sobre cada uno de ellos, y eso cambia por completo la calidad de las decisiones que toman.