Módulo · Gestión Documental y Cumplimiento

Cada documento vigente, en su lugar,
cuando se necesita.

Certificados, protocolos, BPM y registros de cumplimiento, organizados, con responsable y vigencia bajo control, listos para cualquier auditoría.

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Tocheck
PIEZA 12Gestión documental
‹Formularios
FORMULARIOS EN PROGRESO
Registro sanitario diario3 / 5 registros
60%
FORMULARIOS DISPONIBLES
▣Control de temperatura›
✓Higiene del personal›
⌁Recepción de materias primas›
□Sanitización de superficies›
12°
TemperaturaRegistro estructurado
Aa
Campos abiertosEvidencia en terreno
✓
ValidaciónCon responsable
01
Digitalice sus registros de calidadCampos, evidencias y responsables desde terreno.
Documentos digitales•••
1
Registro del procesoPlanta Norte · Agosto 2026
＋
Evidencia adjuntaFoto · ubicación · hora
✓
›
AGOSTO 2026
PDF
BPM · Planta Norte31 registros agrupados
Vigente
01–15 ago.15 registros✓
16–31 ago.16 registros✓
02
De cada registro a un documento ordenadoAgrupado por local, proceso, periodo y responsable.
app.tocheck.cl / gestión documental
Control documentalVigencia, renovación y responsables
128Vigentes
12Por vencer
6En renovación
3Vencidos
DocumentoContextoResponsableVencimientoEstado
Resolución sanitariaPDF · v3Local CentroPaula Ríos12 dic. 2026Vigente
Certificado de calibraciónPDF · v2Cámara de fríoFelipe Soto10 sep. 2026Por vencer
Protocolo de limpiezaPDF · v5Proceso BPMMaría PérezEn revisiónRenovación
Permiso municipalPDF · v1Local NorteCarlos Díaz18 ago. 2026Vencido
!
Vence en 15 díasAlerta enviada al responsable
✉W➤
03
Vigencias y renovaciones bajo controlLas alertas llegan antes de que el documento venza.
▤ Certificado de calibración Versión 2 · Vigente PDF
⚙
ActivoCámara de frío N°1
⌁
ProcesoControl de temperatura
⌂
UbicaciónPlanta Norte
◎
ResponsableEquipo de calidad
04
Cada documento en su contexto realVinculado a activos, procesos, ubicaciones y responsables.
‹Documento
▤
Protocolo de sanitizaciónPlanta Norte · v5
Vigente
ResponsableMaría Pérez
Emitido02 ago. 2026
Vence02 ago. 2027
FirmaValidación enviada al correo institucionalRevisado · 26 ago. 2026
PROTOCOLOSanitización de superficiesRegistros · responsables · evidencias
05
Firma QR y respaldo descargableLa evidencia queda disponible en la aplicación.
Documentos para fiscalización
✓Carpeta de cumplimientoLocal Centro · actualizada hoy
94% completo
✚SanitariaResoluciones y BPM12 documentos
◆CalidadProtocolos y registros18 documentos
♧AmbientalCertificados y controles7 documentos
▦MunicipalPermisos y patentes5 documentos
✓
Lista para revisión42 documentos vigentes · 3 próximos a vencer
SEREMI Ministerio de Salud
Fiscalización sanitariaDocumentación disponible desde Tocheck
06
Documentación disponible para fiscalizaciónRespaldo sanitario, de calidad, ambiental y municipal.
app.tocheck.cl / cumplimiento
Cumplimiento normativo y de calidadVisión ejecutiva · todas las ubicaciones
0Cumplimiento
✓0Docs. vigentes
!0Alertas activas
×0Vencidos
Cumplimiento por ámbitoDocumentación vigente
EvoluciónÚltimos 6 meses
07
Cumplimiento normativo y de calidad bajo controlIndicadores, alertas e historial para decidir a tiempo.
Resultados medidosen clientes activos
+155%datos operacionales disponibles
−36%tiempo de supervisión
−29%procesos vencidos

“La plataforma permitió ordenar procesos diarios, dar visibilidad a necesidades de cada local y trabajar con mejora continua.”

Rodrigo Díaz · Jefe de Tecnología e Innovación, Streat Burger

La gestión documental concentra los archivos que respaldan su operación, procedimientos, protocolos, certificados, BPM, documentos legales, relacionados con personas, activos, ubicaciones o procesos. En diversas industrias, un documento vigente es la condición para que un equipo vuelva a operar, o para que su empresa siga siendo proveedor de sus propios clientes. El objetivo es asegurar acceso, contexto, responsable y vigencia, mucho más que solo guardar archivos. En Tocheck blindamos sus procesos de aseguramiento de calidad.

Veamos su operación y le mostramos cómo se vería configurada.

Un especialista revisa con usted el proceso que hoy le cuesta más controlar.

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Qué puede hacer

Lo que resuelve Gestión Documental y Cumplimiento

◆

Vea de un vistazo qué está vigente y qué no

Distinga documentos vencidos, próximos a vencer, en renovación y renovados, sin depender de revisar carpetas manualmente.

◆

Escale automáticamente los documentos críticos vencidos

Si un documento esencial permanece vencido, el sistema lo escala al responsable correspondiente en vez de esperar a que alguien lo note.

◆

Relacione cada documento con su contexto real

Vincúlelo al punto, equipo, contrato o proveedor correspondiente, para que esté disponible exactamente donde se necesita.

◆

Digitalice su Libro de BPM completo

Convierta sus registros de Buenas Prácticas de Manufactura en formularios estructurados, con generación automática de PDF y un repositorio organizado y buscable.

◆

Programe cuándo debe completarse cada registro

Configure el calendario de actividades y detecte automáticamente si un registro se completó fuera del horario establecido.

◆

Reciba una alerta ante cualquier registro pendiente

Sin necesidad de revisar manualmente si cada turno cumplió con su registro.

◆

Adapte las preguntas según cada respuesta

Ante una desviación, el formulario activa automáticamente la pregunta de acción correctiva correspondiente.

◆

Organice sus registros mes a mes, automáticamente

Cada documento se genera solo a partir de los formularios BPM o documentos digitales respondidos, agrupado por punto de evaluación y área.

◆

Encuentre cualquier registro en segundos

Filtre por palabra o frase, punto de evaluación o mes, sin revisar carpeta por carpeta.

◆

Acceda al detalle completo, con evidencia incluida

Cada registro muestra preguntas, respuestas y fotografías; las respuestas con evidencia o condicionales quedan resaltadas para revisarlas con un clic.

◆

Exporte en el formato que necesite

PDF, Excel, un .zip con todas las fotos, o imprima la vista directamente.

◆

Aproveche un mismo activo digital con doble retorno

Digitalizar el libro de calidad ordena su cumplimiento y, en una cadena de tamaño similar, elimina cerca de un millón de hojas A4 al año en impresión: unos 100 árboles y casi 6 toneladas de CO2 evitadas, listos para su reporte de sostenibilidad.

Úselo para…

Dónde entra Gestión Documental y Cumplimiento en su operación

Certificados y permisosProtocolos y procedimientosBPM (diario, semanal, quincenal)Documentos legales y contractualesPreparación para auditorías normativasCertificación de equipos que condiciona su vuelta a servicio
Clientes en producción

En palabras de quienes lo usan

Tarragona
“Los registros digitales en línea entregan información en tiempo real, permitiendo una gestión proactiva que fortalece la calidad e inocuidad alimentaria.”
Consuelo Lazo
Subgerente de Sistema de Gestión Integrada · Tarragona
Su operación también puede llegar a este nivel de control.

Le mostramos cómo se vería su propio proceso dentro de Tocheck.

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Preguntas frecuentes

Dudas habituales sobre Gestión Documental y Cumplimiento

Tocheck ordena, controla vigencia y alerta; la autenticidad y validez legal del contenido siguen bajo responsabilidad de la fuente correspondiente.
Con anticipación suficiente según el responsable asignado, distinguiendo vencido, próximo a vencer, en renovación y renovado.
Sí, mediante formularios estructurados que generan un PDF y quedan guardados en un repositorio buscable, organizado automáticamente mes a mes.
Sí, en PDF, Excel, como .zip de fotos, o imprima la vista directamente.
En una cadena de comida multi-local (caso distinto al del testimonio de esta página), la aprobación de auditorías pasó de 34,6% a 72,5% en 16 meses tras digitalizar los registros de cumplimiento con Tocheck: +38 puntos de aprobación y −47% de riesgo financiero por multas e incumplimiento.
Antes de digitalizar sus procesos de cumplimiento, levantamos el flujo real junto a su equipo y lo configuramos en conjunto. La capacitación se hace por perfil: quienes ejecutan aprenden sus tareas y evidencia; supervisores aprenden a revisar y escalar; jefaturas aprenden a leer paneles e indicadores para decidir. El acompañamiento continúa después del lanzamiento, revisando periódicamente adopción, indicadores y riesgos junto a usted.

Control total, tranquilidad para liderar.

Un especialista revisa con usted cómo se vería este módulo configurado sobre su propia operación.

Vigencia documental bajo controlPreparado para cualquier auditoríaAcompañamiento en la implementación
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Temas conectados con Gestión Documental y Cumplimiento

Área
Calidad e inocuidad →
Protocolos BPM digitalizados, verificación en terreno y mitigación de riesgos normativos.
Metodología
Cómo trabajamos →
Medir, Controlar y Optimizar: del levantamiento en terreno a los indicadores de gestión.
Evidencia
Casos y resultados →
Las cifras de Tocheck y lo que dicen quienes ya operan con la plataforma.
Plataforma
La plataforma →
Los ocho módulos, el recorrido del dato y los mecanismos que hacen confiable cada registro.